Презентация для бизнеса – лучший способ донести основную суть доклада клиентам, партнерам, инвесторам. Она подкрепляет сказанное, иллюстрирует его, делает более наглядным. Давайте выясним, какой она должна быть, чтобы обеспечить успех выступления и помочь докладчику добиться цели.
Для чего нужна презентация бизнес-проекта
Итак, обязательно ли нужна презентация для выступления, связанного с представлением бизнес-проекта? Да, ведь именно от нее зависит и успех доклада, и внимание аудитории. Сопровождать речь слайдами стоит по следующим причинам.
- Некоторую информацию просто невозможно представить в устной форме. Например, графики, таблицы, расчеты, цифровые факты бесполезно описывать словами: намного эффективнее будет продемонстрировать ее на слайдах.
- Большинство людей лучше воспринимают информацию зрительно. Это особенно актуально в век цифровых технологий, где взгляды у всех прикованы к экранам. Если сказанное плохо запомнится, то тезисы со слайдов останутся в памяти надолго.
- Выступление становится более динамичным, живым и интересным. Если внимание зрителей во время монотонного доклада, пусть и хорошо проработанного, быстро угасает, то смена слайдов заставляет их концентрироваться.
- Информацию со слайдов легче сохранить. Ее можно не только записать, но и сфотографировать: особенно это касается важных цифр и контактов. А если сопроводить слайды QR-кодами, они станут легкими ссылками на нужные страницы.
- Презентация нужна не только для аудитории – она станет отличной шпаргалкой для выступающего. Несмотря на то, что читать со слайдов нельзя, в любой момент на них можно подсмотреть структуру выступления, напомнить себе последовательность мыслей, быстро сориентироваться, о чем говорить дальше. Можно не тратить время на заучивание цифр и лучше проработать сам доклад.
С чего начинается работа
Итак, бизнес-проект готов, и теперь его необходимо представить партнерам, инвесторам или начальству. В первую очередь нужно определить, какой результат ожидается после выступления, таким образом обозначив цель всей презентации. Например, она может быть следующей:
- убедить руководителей другой компании в эффективности проекта и перспективах сотрудничества для начала партнерства;
- рассказать о выгоде для инвесторов в случае их вложения в проект;
- описать перспективы развития компании в случае внедрения бизнес-проекта.
При постановке цели главное – понять, что именно будет интересовать аудиторию. Например, партнеры хотят понять выгоду для собственной компании, поэтому именно на этом нужно сделать акцент в докладе. Инвесторы хотят убедиться в надежности проекта, поэтому необходимо в первую очередь описать их гарантии и рассказать об опыте в подобной отрасли. Для начальства главное – узнать, какие перспективы у бизнес-плана для самой компании, поэтому презентовать его необходимо с точки зрения прибыли и выгоды. Это не только заинтересует аудиторию, но и поможет добиться результата.
Исходя из поставленной цели, нужно понять, что можно предложить слушателям и показать, как их проблемы может решить бизнес-проект. Именно это будет описано в основной части презентации. Например:
- распределение финансирования, риски, выгода для инвесторов;
- возможная прибыль и перспективы развития компании партнеров;
- стратегия внедрения бизнес-плана и выгода для компании.
Именно цель и способ ее достижения определяют структуру будущего доклада и презентации.
Структура презентации бизнес-проекта
Самая распространенная общая структура – «S-образная», которая предполагает описание проблем и методов их решения. Презентация, составленная в соответствии с ней, состоит из следующих разделов:
- вступление, краткая информация о всем проекте;
- проблематика слушателей, которую решает проект;
- методы решения проблем, преимущества бизнес-плана, возможная выгода;
- заключение, итоги.
Это общая структура, которой стоит придерживаться. Последовательность разделов зависит от того, кто будет слушать презентацию и на что рассчитан проект: именно это нужно учитывать при подготовке выступления. Может случиться так, что на один бизнес-план придется готовить несколько докладов, если он будет зачитываться перед разной аудиторией.
О чем писать
В презентации бизнес-проекта обязательно нужно описать следующее.
- Название проекта. Титульный лист – обязательная составляющая, которая дает возможность устно представиться и озвучить тему выступления. Более того, именно он отвечает за первое впечатление о докладе.
- Суть предложения. Если на выступлении присутствуют инвесторы или партнеры, нужно с самого начала заинтересовать их, убедить, что они не зря теряют время на прослушивание и что весь проект стоит внимания.
- Возможности. На этом этапе нужно кратко сформулировать общие выгоды проекта, затронув и интерес для слушателей.
- Общие сведения. После того как внимание аудитории захвачено, важно показать себя как эксперта в отрасли: описать мировой опыт, тенденции рынка, перспективы развития ниши. Главное – не сделать этот раздел слишком затянутым: его длительность не должна превышать 1-2 минуты и 3-4 слайда.
- Целевая аудитория. После общих сведений о рынке плавным переходом к специфике проекта станет раздел о клиентах. Можно описать категории потребителей, которых заинтересует проект, или указать конкретные компании, если с ними уже заключены договоры о сотрудничестве.
- Конкуренты. Кратко опишите, что предлагают конкуренты, и укажите, в чем ваше преимущество. Стоит перечислять только те особенности, которые превосходит компания, представляющая проект. Лучше не нахваливать себя, а предоставить факты, например: «за прошедший год конкуренты завершили строительство 8 объектов, мы – 12».
- Финансовая составляющая. Опишите, каким бюджетом вы обладаете, какие средства еще необходимо привлечь, список предполагаемых или реальных инвесторов (только если презентация делается не для них). Расскажите, как собираетесь расходовать средства, какая прибыль планируется для компании, партнеров или инвесторов. Здесь же стоит описать риски и гарантии того, что проект окупится.
- Проект в лицах. Чтобы расположить к себе аудиторию, покажите, что ваш проект – это не просто цифры и планы, но и живые люди, компетентные специалисты. Перечислите, кто будет участвовать в проекте, какие у них есть заслуги и опыт. Не стоит представлять всю команду, достаточно 3-4 самых ярких и надежных сотрудников.
- Выводы. Обязательно нужно подвести итог сказанного на 1-2 слайдах, которые подчеркнут основную мысль презентации и позволят слушателям принять окончательное решение по проекту.
- Завершающий слайд. Он должен быть запоминающимся и полезным. На нем можно разместить призыв к действию, контакты или краткий вывод, относящийся ко всей теме выступления. Будет полезно оснастить его QR-кодом, который будет содержать переход на более подробную информацию о проекте. Устно можно поблагодарить слушателей за внимание и дать им возможность задать интересующие вопросы.
Полезные советы
Чтобы выступление прошло успешно, прислушивайтесь к следующим советам.
- Следите за длиной презентации. Доклад должен длиться до 5-7 минут, в крайних случаях допустимо до 8-10. Количество слайдов напрямую зависит от длины выступления и их наполненности, но в идеале должно не превышать 15-10. Но помните: лучше сделать больше слайдов, чем перегружать их лишней информацией.
- Работайте с визуалом. Внешний вид презентации – важная часть успеха всего выступления. Не используйте шаблоны из программ, лучше вдохновляйтесь подобными работами специалистов. Добавляйте не больше 3-х цветов, избегайте градиентов и ярких текстур. Для фона и текста выбирайте контрастные цвета, лучше, если основной тон будет светлым, а шрифт – темным. Не перегружайте слайды избытком текста и изображений, чем больше воздуха – тем проще воспринимается информация.
- Формулируйте мысли кратко и четко, избегая сложных конструкций. Заголовок должен выражать основную мысль сказанного. На слайде должно быть не более 3-4 коротких тезисов. Пишите только о самом важно: остальное можно сказать устно.
- Не забывайте о изображениях. Не стоит вставлять избыток стоковых фото: намного лучше выглядят схематичные векторные иллюстрации, которые не отвлекают от текста. Где уместно, размещайте графики, таблицы и схемы. А вот фото отлично проиллюстрируют примеры работ. Помимо этого, следите за качеством изображений, проверяйте, чтобы они были достаточного разрешения.
- Делайте акцент на цифрах. Именно они лучше всего проиллюстрируют ваши слова, подкрепят устную речь фактами. При этом не перегружайте ими доклад: выделите на них несколько слайдов и оставьте их на экране 1-1,5 минуты, чтобы слушатели успели осознать все данные.
- Правильно используйте титульный, завершающий слайд и разделители. Первый поможет привлечь внимание, определить тему доклада, даст время на приветствие, второй подведет итоги и призовет к действию. Слайды-разделители дают понять, что начинается новый смысловой блок, возвращают внимание к докладу. Не забывайте, что на завершающем слайде не должно быть пустых фраз типа «спасибо за внимание».
- Правильно используйте анимацию. Яркие переходы между слайдами выглядят безвкусно и дешево, лучше выберите единый стиль, например, листание или затухание. Анимация в пределах слайда выглядит лучше, например, постепенное появление пунктов списка или анимированный график.